MANUAL DE POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN - MERKATRONIX S.A.S.

El presente manual regula el tratamiento de la información personal recolectada, almacenada y administrada por MERKATRONIX S.A.S. identificada con NIT 901375238-3 (en adelante "MERKATRONIX"). Su elaboración responde al cumplimiento de las obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015, garantizando el derecho fundamental de Habeas Data.

PARTE 1: GENERALIDADES

ARTÍCULO 1. MARCO LEGAL. Este manual se rige por los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.

ARTÍCULO 2. APLICACIÓN. El presente manual se aplicará al tratamiento de datos personales de clientes, proveedores, empleados y usuarios del portal e-commerce recolectados por MERKATRONIX S.A.S.

ARTÍCULO 3. PERMANENCIA. MERKATRONIX conservará los datos personales mientras sea necesario para cumplir con la finalidad de la recolección (procesamiento de pedidos, garantías y gestión de PQRS). Se eliminarán los datos a petición expresa del titular, siempre que no exista un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos (como registros contables o tributarios).

ARTÍCULO 4. DEFINICIONES CLAVE.

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular.

• Dato Personal: Cualquier información vinculada a una persona natural (Nombre, cédula, correo, teléfono).

• Tratamiento: Operaciones como recolección, almacenamiento, uso o supresión de datos.

ARTÍCULO 5. PRINCIPIOS. MERKATRONIX se compromete con los principios de:

• Finalidad: Informar al cliente para qué se usará su dato (Ventas, envíos, PQRS).

• Libertad: El tratamiento solo se ejerce con consentimiento previo.

• Seguridad: Uso de herramientas de aseguramiento como certificados SSL, firewalls y protocolos de cifrado en el servidor.

• Confidencialidad: Garantía de que el personal de MERKATRONIX guardará reserva sobre la información.

PARTE 2: AUTORIZACIONES Y FINALIDAD

ARTÍCULO 6. AUTORIZACIÓN. MERKATRONIX solicitará la autorización a través de su sitio web mediante casillas de verificación (checkbox) en los formularios de registro, contacto y pago.

ARTÍCULO 7. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO. MERKATRONIX usará los datos para:

1. Procesar y enviar pedidos realizados a través de la plataforma.

2. Emitir facturación electrónica y cumplir obligaciones tributarias.

3. Gestionar el sistema de PQRS, asignando números de radicado oficiales para seguimiento legal.

4. Enviar actualizaciones sobre el estado de envíos y garantías.

PARTE 3: DERECHOS DE LOS TITULARES

ARTÍCULO 8. DERECHOS. El titular de la información en MERKATRONIX tiene derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.

2. Solicitar prueba de la autorización otorgada.

3. Revocar la autorización o solicitar la supresión del dato cuando sea procedente.

4. Acceder en forma gratuita a sus datos personales.

PARTE 4: DEBERES DE MERKATRONIX

ARTÍCULO 9. DEBERES DEL RESPONSABLE. MERKATRONIX se compromete a:

1. Garantizar al titular el pleno respeto de sus derechos de Habeas Data.

2. Conservar la información bajo medidas de seguridad que impidan su acceso no autorizado.

3. Tramitar las PQRS en los términos de ley (15 días hábiles).

4. Insertar en la base de datos la leyenda "Reclamo en trámite" cuando exista un proceso vigente.

PARTE 5: PROCEDIMIENTOS DE CONSULTA Y RECLAMACIÓN

ARTÍCULO 10. ATENCIÓN DE SOLICITUDES. El titular puede ejercer sus derechos a través de los siguientes canales:

• Canal Principal: Formulario de Contacto en la web (Opción Servicio al Cliente o PQRS).

• Correo Electrónico: ventas@merkatronix.com

• Dirección Física: Calle 40 # 43A - 48 Medellín, Antioquia (Bodega primer piso)

• Horario de Atención: Lunes a Viernes de 9:00 am a 4:00 pm.

ARTÍCULO 11. REQUISITOS Y TIEMPOS. * Identificación: El solicitante debe aportar Nombre, Cédula y Correo.

• Consultas: Serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles.

• Reclamos (Corrección/Supresión): Serán atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles. Al recibir el reclamo, MERKATRONIX asignará un Número de Radicado Único que el cliente recibirá en pantalla y por correo electrónico para su seguimiento.